エントリーシートの提出がメールの場合のポイント！構成や注意点も解説
企業の選考では、エントリーシートの提出を求めるケースが一般的です。エントリーシートの提出方法は複数あり、企業の指定どおりに提出する必要があります。本記事では、エントリーシートをメールで提出する場合について、構成、ポイント、注意点などを解説します。メールの例文も紹介するため、ぜひ参考にしてください。
＼無料であなたの適性や面接のお悩みをアドバイス！／
今すぐ会員登録目次
エントリーシートの提出がメールの場合の構成
エントリーシートをメールで提出する場合、基本的な構成を押さえておくとスムーズです。以下で詳しく解説します。
1.宛先
宛先のメールアドレスは、企業のホームページの記載からコピー&ペーストすると入力ミスを防げます。メールを作成している途中で誤って送信しないよう、メールアドレスは最後に入力しましょう。
2.件名
採用担当者には大量のメールが届きます。エントリーシートの提出を見落とさずに確認してもらうには、メールの内容が一目で分かる件名をつける必要があります。例えば「エントリーシートの送信について【大学名・氏名】」といった件名をつけましょう。
3.宛名
メールの宛名は、社名、部署名、担当者の名前の順で入力します。法人格は略さずに「株式会社」や「公益社団法人」のように正しく記載してください。また、担当者の名前はフルネームで表記します。担当者の名前が分からない場合は「採用ご担当者様」や「人事課御中」などとしても構いません。
4.本文
書き出しは「お世話になっております」という挨拶から始めます。本文は長くなりすぎないよう配慮し、簡潔にまとめましょう。最後は「お忙しいところ恐縮ではございますが、よろしくお願い申し上げます」のような締めの文を記載してまとめます。
5.署名
締めの文の下に署名を入れ、自分の連絡先や基本情報が分かるようにします。署名として記載する内容をまとめると以下のとおりです。
- 氏名
- 大学名
- 学部名
- 学科名
- 学年
- 電話番号
- メールアドレス
名前や学部名などの読み方が難しい場合は、必要に応じてふりがなを振りましょう。なお、本文と署名の間には罫線や記号などを入れて区切り、それぞれの違いが分かるようにする必要があります。
エントリーシートの提出がメールの場合のポイント
エントリーシートをメールで送信する際は、意識したいポイントが複数あります。以下で詳しく解説します。
添付ファイルはPDF形式にする
エントリーシートのファイル形式が指定されていないなら、PDF形式で送信しましょう。PDF形式で保存すれば、自分が使ったソフトを採用担当者が持っていなくても、問題なくファイルを開いてもらえるためです。また、PDF形式に変換すれば、エントリーシートの内容を第三者が誤って変更するトラブルも防げます。
ファイル名は分かりやすくする
採用担当者には多くの学生からエントリーシートが届くため、分かりやすいファイル名をつける必要があります。特に指定がなければ、ファイル名は「エントリーシート_大学名_氏名」としましょう。
書式はテキスト形式にする
エントリーシートを提出するためのメールは、基本的にテキスト形式にしましょう。HTML形式やリッチテキスト形式では文字化けする可能性があるからです。なかには、テキスト形式以外のメールを受け付けていない企業もあります。
パスワードは別途送付する
エントリーシートのファイルにパスワードを設定する場合、パスワードは別のメールに記載して送信しましょう。同じメールに記載すると、誤送信した際に第三者にファイルを見られる恐れがあります。
エントリーシートを添付したメールを送信した後、続いてパスワードを記載したメールを送信しましょう。2通目のメールを送信するタイミングが遅くなると、他のメールに紛れて探しにくくなるため注意が必要です。
エントリーシートの提出がメールの場合に確認すること
エントリーシートをメールで提出する際は、確認すべきことがあります。以下で詳しく解説します。
誤字脱字
誤字脱字があるとミスをしやすい印象を抱かれる恐れがあります。メールが完成したら必ず見直し、問題ないかチェックしましょう。特に、漢字の変換ミスや間違った敬語の使い方などは見落としやすいため、要注意です。
添付ファイル
メールの本文を作成した後、エントリーシートのファイルを添付し忘れるケースも少なくありません。メールの本文を書く前にエントリーシートのファイルを添付し、ミスを防ぎましょう。
ファイルサイズ
サイズが大きすぎるファイルをメールに添付すると、ビジネスマナーを知らないと判断される可能性もあります。ファイルサイズは最大10MB程度にしましょう。圧縮してもあまり小さくならない場合は、ファイル転送サービスの利用も検討してください。
送信先アドレス
メールを送信する前に、メールアドレスに誤りがないか確認しましょう。誤りがあるとメールを送信できなかったり、別の相手に届いてしまったりする恐れがあります。直接入力せず企業のホームページからコピー&ペーストすると、入力ミスを防げます。ただし、コピー&ペーストの際に何らかのミスが生じる可能性もあるため、確認は必須です。
エントリーシートの提出がメールの場合の注意点
ここでは、メールでエントリーシートを提出するときの注意点について解説します。
メールは営業時間内に送信する
メールの送信は企業の営業時間内に行いましょう。深夜や早朝に送信すると生活が不規則だと思われたり、マナーに反すると思われたりする恐れがあるからです。日中は何かと忙しいかもしれませんが、時間を確保してメールを送信してください。
送信した後に送信ボックスを確認する
送信ボタンを押しても、宛先の入力ミスやエラーによりメールを送信できていない場合もあります。そのため、メールを送信したら送信済みボックスを確認し、確実に送信できたかチェックする必要があります。
提出期限ギリギリにならないようにする
提出期限ギリギリになると、応募者のメールが殺到して通信トラブルが発生しやすくなります。送信エラーにより提出期限に間に合わなくなる恐れがあるため、メールによるエントリーシートの提出は早めに行いましょう。
エントリーシートの提出がメールの場合の例文
ここでは、エントリーシートを提出する際のメールの例文を紹介します。
エントリーシートを送るとき
エントリーシートのファイルを添付したメールには、以下のような内容を記載しましょう。
【件名】エントリーシートの提出について【大学名 氏名】
◯◯株式会社
人事部 採用担当
◯◯ ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年の【氏名】と申します。
貴社の採用試験に応募したく、エントリーシートを添付いたします。
パスワードは別途メールにてお送りします。
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名 /ふりがな
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯
メールアドレス：◯◯＠◯◯◯◯◯
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
パスワードを送るとき
パスワードを記載したメールの基本的な構成は、エントリーシートを提出するメールと同様です。本文は以下のように記載しましょう。
先ほどお送りしたエントリーシートにつきまして、パスワードを送信いたします。
パスワード：◯◯◯◯◯◯
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
エントリーシートの提出をメールで行った後にミスに気づいたときの対処法
送信後にエントリーシートのミスに気づいたら、改めてメールで連絡して訂正したエントリーシートを再送しましょう。メールの内容例は以下のとおりです。
大変恐れ入りますが、先ほどお送りしたエントリーシートに誤りがありました。
つきましては、訂正したものを再送させていただきます。
【訂正内容】
誤：経済学部
正：政治経済学部
確認不足によりご迷惑をおかけし、申し訳ございません。深くお詫び申し上げます。
エントリーシートの提出がメールで送れないときの対処法
送信ボタンを押しても送信ボックスにメールが残っておらず、うまく提出できないパターンもあります。その場合は、まずメールアドレスに間違いがないか確認しましょう。ファイルサイズが大きすぎて送信できないケースもあるため、ファイルサイズもチェックしてください。
どうしてもメールでエントリーシートを送信できないときは、人事担当者に電話で相談し、指示を仰ぐ必要があります。
営業時間外にエントリーシートをメールで提出したいときの注意点
すでに解説したとおり、メールは原則として企業の営業時間内に送信すべきです。やむを得ず営業時間外にメールを送る際は「夜分遅くに申し訳ございません」「お休みのところ失礼いたします」などのお詫び文を冒頭に入れましょう。
企業から返信が来た場合の対応
エントリーシートの提出後に企業からメールの返信が届いた場合、どのように対応すればよいのでしょうか。以下で詳しく解説します。
返信が自動返信メールのとき
自動返信メールに返信しても、採用担当者は内容を確認できません。そのため、自動返信メールが届いた場合は返信しなくてよいでしょう。
返信が自動返信メール以外のとき
自動返信メール以外の返信が届いた際は、簡潔にお礼の返信をしましょう。24時間以内に返信すれば、対応が素早い印象を与えられます。ただし「返信不要」と記載されているなら返信しなくて構いません。
企業から返信が来た場合のお礼メールの例文
企業からの返信に対するお礼メールの構成も、エントリーシートを提出するメールと同じです。本文は以下のように記載しましょう。
このたびはエントリーシートの受領についてご連絡いただき、ありがとうございました。
今後とも引き続き、よろしくお願い申し上げます。
まとめ
エントリーシートをメールで提出する際は、基本的な構成を押さえて本文を作成する必要があります。ファイル名、形式、サイズなどにも配慮し、人事担当者に着実に確認してもらえるようにしましょう。誤送信やエラーが発生する可能性もゼロではないため、確認の徹底も重要です。
就活を進める中で企業へのメールの送信方法をどうすればよいか？電話の応対はどうすればよいか？オフィスカジュアルってどんな格好？など、だれかに聞きたいお困りごとはよくでてきます。１から調べて対応すると意外と時間がかかってしまいますので、この就活コラム記事や就活エージェントのアドバイザーなど気軽に相談できる場を確保しておくことは、就活を効率的に進めるのに役立ちます。
キャリタス就活エージェントでは就活ノウハウ講座や個別面談の中で就活生の疑問に丁寧に対応することを心がけています。13,000名以上の学生が入社決定の実績があり(2025年4月実績)就活ノウハウをたくさん持ち合わせたキャリアアドバイザーが効率的な就活を全力でサポートしますので、お気軽に活用してみてくださいね。
