就活で面接日程変更メールを送るときのポイント｜悪い印象を与えないコツを例文付きで解説
志望する企業から面接の日程を提示されたとき、どうしても都合が合わないこともあるでしょう。そんなときは、メールで日程調整を依頼すればOKです。しかし、採用担当者に悪い印象を与えないためには、いくつかのポイントをおさえる必要があります。
本記事では面接の日程変更メールを送る際の注意点を解説します。ケース別の例文も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
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そもそも面接の日程は変更しても問題ない？
面接日程の変更を申し出ると、「採用担当者から悪く思われるのではないか」「評価が下がってしまうのではないか」と不安に感じる人は多いでしょう。
結論からいうと、就活における面接の日程は変更しても問題ありません。
日程変更で印象が下がることはない
採用担当者からすると、面接の日程変更は比較的よくあることです。日程を変更したからといって、悪い印象を持たれたり、評価が下がったりすることはないので安心して申し出ましょう。
ただし、日程変更の依頼の仕方によっては、マイナス評価につながる恐れもあるため注意が必要です。
2回以上の日程変更は避ける
1回であれば問題ありませんが、日程変更が2回以上続くと、採用担当者から悪い印象を持たれてしまう可能性があります。
一度変更してもらったスケジュールは、可能な限り守るようにしましょう。「スケジュールが合わなければまた日程変更してもらえば良い」と、安易に考えすぎないことが大切です。
面接の日程変更はメールと電話、どちらで伝えるべき？
面接の日程変更を申し出るときは、メールと電話、どちらの手段がマナーとして適切なのでしょうか？
緊急性が低ければメールでOK
面接の日程変更は、基本的にはメールで連絡すれば問題ありません。
電話よりも相手を拘束しづらいので、緊急でない場合はむしろメールの方が望ましいでしょう。
直前の連絡は電話がベター
基本的にはメールで問題ありませんが、面接前日や当日に日程変更を依頼する場合は、電話で連絡するとベターです。
たとえば急な体調不良や、電車の運行停止などにより日程を変更する場合は、電話で連絡するとよいでしょう。
就活メールの基本的なマナーをおさらい
ここからは、就活メールにおける基本的なマナーをおさらいしていきます。
就活に適したメールアドレスを使用する
就活に使用するメールアドレスには、自分の名前などを使ったシンプルなものが最適です。趣味に関する文字列や、ユニークすぎるメールアドレスは、企業からの印象を損ねてしまう恐れがあります。
基本的には大学で発行したアドレスを使えば問題ありませんが、卒業後は利用できなくなる点に注意しましょう。
読みやすさ・分かりやすさを重視する
企業に送るメールは、読みやすさと分かりやすさを重視することが大切です。採用担当者が一目で内容を把握できるよう、余計な内容はなるべく盛り込まないようにしましょう。
内容のまとまりを意識して、改行や段落分けを適宜挟むことも重要です。なお、ビジネスメールでは、太字や色などの文字装飾はマナー違反とされているため注意しましょう。
引用返信で履歴を残す
企業からのメールには、「引用返信」を用いて返信します。採用担当者とのやりとりを引用することで、これまでの経緯をひとめで分かってもらえます。
引用返信ができない場合は、メーラーの引用返信機能がオンになっているか確認してみましょう。
敬語を正しく使う
敬語を正しく使えていると、採用担当者によい印象を与えることができます。次のような、よくある敬語の間違いに注意しましょう。
| よくある間違い | 模範解答 |
|---|---|
| 了解しました | 承知いたしました |
| 伺わせていただきます | 伺います |
| 拝見させていただく | 拝見する |
| 僕 | 私（わたし、わたくし） |
| 大丈夫です | はい、問題ありません |
| 参考になります | 勉強になります |
面接の日程変更メールを送る際に気をつけたいポイント
面接の日程変更メールを送る際は、以下のようなポイントに注意しましょう。
できるだけ早く連絡する
面接の日程とスケジュールが合わないことが分かったら、できるだけ早いタイミングで連絡することが大切です。
予定がはっきりしない場合でも、日程変更の可能性がある場合は、早めに連絡しておくことも検討しましょう。
複数の日程を提示する
面接の日程変更メールを送る場合は、次のスケジュールを確保したうえで、こちらから候補日を提示します。企業側のスケジュールが合うとは限らないので、1週間のなかで3日以上の候補日を挙げるとよいでしょう。
また、「10日（水）の13時～18時」など、ある程度時間に幅を持たせることも大切です。
担当者からの返信には迅速に対応する
面接の日程変更について、採用担当者から返信があった場合はできる限り迅速に対応しましょう。可能な限り当日の営業時間内に返信すると、相手をあまり待たせることなく日程調整がスムーズにいきます。
ビジネスメールの基本的なマナーを守って、相手に失礼のないような文面を心がけましょう。
お礼の気持ちを伝える
日程変更を承諾してもらえたら、必ずお礼の気持ちを伝えることが大切です。
日程変更そのものについてだけでなく、社内での調整や自分とのやりとりに時間をかけてもらったことに対しても、併せて感謝を伝えるとよいでしょう。
日程を変更する理由は正直に伝えるべき？
学生は学業が本分のため、授業や試験があり日程が合わない場合は、正直に理由を伝えてOKです。また、身内に不幸があり、数日先の通夜・葬儀の予定が面接と被ってしまった場合なども、理由を正直に伝えて日程調整を依頼しましょう。もし、面接直前に通夜・葬儀が決まった場合は、電話で連絡するとスムーズです。
このように、基本的には日程変更の理由は正直に伝えて問題ありませんが、他社と面接の日程が被ったときは「先約がある」などオブラートに包むとよいでしょう。理由を正直に伝えてしまうと、志望度が低いと判断されかねないためです。
【ケース別】面接日程変更メールの例文
ここからは、ケース別に面接日程変更メールの具体例をご紹介します。
なお、メールの最後には、大学名・学部名・氏名・電話番号・メールアドレスなどの情報をまとめた「署名」を記載するとよいでしょう。
提示された候補日とスケジュールがはじめから合わない場合
○○株式会社
人事部 採用担当
○○様
お世話になっております。○○大学 ○○学部○年 ○○○○と申します。
この度は面接の機会をいただき、ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、部活動の大会が重なり、頂戴した面接日程に伺うことが難しい状況です。勝手なお願いで恐縮ではございますが、下記の日程にて再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
○月○日（○） ●時～●時
○月○日（○） ●時～●時
○月○日（○） ●時～●時
こちらの都合でご迷惑をおかけし申し訳ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
学業を理由に日程を変更する場合
○○株式会社
人事部 採用担当
○○様
お世話になっております。○○大学 ○○学部○年 ○○○○と申します。
お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、○月○日●時よりお約束いただきました面接につきまして、急遽ゼミの発表が決まったため貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。
勝手なお願いで恐縮ではございますが、下記の日程にて再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
○月○日（○） ●時～●時
○月○日（○） ●時～●時
○月○日（○） ●時～●時
こちらの都合でご迷惑をおかけし申し訳ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
他社の選考と日程が被ってしまった場合
○○株式会社
人事部 採用担当
○○様
お世話になっております。○○大学 ○○学部○年 ○○○○と申します。
お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、○月○日●時よりお約束いただきました面接につきまして、調整が効かない予定と被ってしまったため貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。
勝手なお願いで恐縮ではございますが、下記の日程にて再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
○月○日（○） ●時～●時
○月○日（○） ●時～●時
○月○日（○） ●時～●時
こちらの都合でご迷惑をおかけし申し訳ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
面接日程変更のお礼を伝える場合
○○株式会社
人事部 採用担当
○○様
お世話になっております。
面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
それでは、○月○日（○曜日）●時に貴社にお伺いいたします。
この度は、私の都合でお手数をおかけし、申し訳ございません。
面接当日は、何卒よろしくお願いいたします。
電話で日程変更について相談する方法
面接前日や当日に日程変更を依頼する場合は、メールではなく電話で連絡したほうがよいでしょう。
ここからは、電話で日程変更について相談する方法を詳しく解説します。
基本的なポイントはメールと同じ
企業に電話をかけたら、まずは電話口に出た人に対して、大学名・学部・学年・名前を名乗り、面接の日程の件で連絡したことと、担当者名を伝えましょう。
採用担当者が電話口に出たら、理由を伝えて日程調整について相談します。基本的なマナーや注意点はメールの場合と変わりませんが、よどみなく話せるように、伝える内容をメモに書くなどして準備しておくとよいでしょう。
電話後はお礼と確認のメールを送る
電話で日程を調整したあとは、念のため内容を確認するメールを送っておくことをおすすめします。
その際、日程を調整してもらったお礼をあらためて伝えると、印象を損ねずに済むでしょう。
まとめ
就活生は学業に就活にと、なにかと忙しいため、企業が提示してきた面接日程とスケジュールが合わない場合もあるでしょう。基本的なマナーさえおさえれば、メールで面接日程の変更を依頼することはなにも問題ありません。
ただし、日程を変更してもらった場合は、相手に感謝の気持ちを伝えることが大切です。今回ご紹介したポイントを参考に、採用担当者からの好印象を獲得しましょう。
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