面接結果を電話で伝えられる場合の受け方｜基本的なマナーや注意点、問い合わせ方法も解説
就活の面接結果は、企業から電話で伝えられる場合も多いでしょう。電話はいつかかってくるか分からないので、とっさに受けてもスマートに対応できるよう、基本的なマナーをおさえておきたいところです。
そこで、本記事では、就活の面接結果を電話で受ける場合のマナーについて解説します。シーン別に受け方の具体例も紹介しているので、就活生はぜひ参考にしてください。
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就活の面接結果は電話で届く？
就活の面接結果は、電話やメール、あるいは郵送などで届く場合が大半です。
一般的に、電話で結果の連絡がきたときは、面接に通った場合が多いとされています。一方、郵送は時間がかかるため不合格の場合が多いとされることもありますが、通知の方法は企業により異なるため、一概には言い切れません。
面接結果が届くまでの期間の目安
面接を受けてから結果が出るまでには、おおよそどの程度の期間がかかるのでしょうか？
まずは、面接結果が届くまでの期間の目安を解説します。
1週間から10日以内が目安
多くの企業では、面接日から1週間～10日以内に結果を連絡している場合が多いでしょう。
ただし、これはあくまで目安であり、企業によっては面接後2～3日で結果が出る場合もあります。
面接当日に連絡がくる場合もある
企業が人材確保に積極的になっている場合は、面接当日に連絡がくる可能性もあるでしょう。
一般的に、面接当日の連絡は、その日の夜にくる場合が多いとされています。
面接結果の電話を受けるときの基本マナー
面接結果の電話を受ける際、相手によい印象を与えるためには次のポイントをおさえることが大切です。
着信には3コール以内に出る
ビジネスシーンでは、取引先の電話には3コール以内に出ると印象がよいとされています。
採用担当者からの電話にも、できれば3コール以内に出るようにすると印象をアップできるでしょう。
静かな場所に移動する
騒がしい場所にいると相手の声を聞き取りづらいため、内容を聞き間違えたり、何度も聞き返したりと、相手に失礼な態度をとってしまうリスクが高まります。
学校や街中にいる場合は、静かな場所に移動してから電話に出るようにしましょう。
合否連絡に対して感謝を伝える
企業からの連絡には、合否にかかわらず、時間をとって連絡をくれたことに対して感謝を伝えることが大切です。
不採用の場合も印象を損ねることなく、採用された場合は元気よく感謝の言葉を伝えることで入社に対する熱意を伝えられます。
重要事項は復唱する
面接結果の電話では、次の選考や研修の日程、会場などの重要事項を伝えられる可能性があります。聞き間違いを防ぐため、重要事項は必ず復唱して確認しましょう。
伝えられたことを忘れると印象が悪いため、メモをとることも大切です。電話をとる際は、メモをとれるものを忘れずに準備しておきましょう。
相手が電話を切るまで待つ
ビジネスシーンでは、相手が電話を切るまで待つことがマナーです。
終話しても自分からは電話を切らず、相手が電話を切ったことを確認してから静かに切りましょう。
採用された場合の対応方法
ここからは、電話で採用を伝えられた場合の対応方法について詳しく解説します。
まずは感謝を伝える
まずは、採用してもらったことに対する感謝を伝えましょう。
その際、評価してもらえて嬉しい気持ちや、入社後の意気込みを伝えられるとなおよいでしょう。
電話後にお礼のメールを送ると効果的
採用担当者のメールアドレスが分かる場合は、電話を切ったあとにお礼のメールを送るとさらに好印象です。
電話口であまり長く話すと相手の負担になってしまうため、忙しそうな場合はメールで意気込みを伝えてもよいでしょう。
電話に出られなかった場合の対応方法
ここからは、企業からの電話に出られなかった場合の対応方法を解説します。
まずは留守電を確認
企業によっては、就活生が電話に出なかった場合は、留守電に合否やその後の指示を入れる決まりになっていることもあります。その際、留守電にて「折り返しは不要」といわれる場合もあるでしょう。
折り返し不要の電話に連絡すると、かえって悪い印象を持たれてしまうため、まずは留守電の有無や内容を確認することが大切です。
折り返す場合は、その日の営業時間内に
電話に出られなかった場合は、できるだけその日の営業時間内に折り返しましょう。相手からの電話には折り返すことがマナーなので、「またかかってくるだろう」と放置することはNGです。
時間帯的に当日中の折り返しが難しい場合は、少なくとも24時間以内には折り返すようにしましょう。ただし、始業直後や昼休憩の時間帯は避けるべきです。
お詫びを伝え、用件を聞く
折り返し電話をしてつながったら、大学や氏名を名乗り、いつごろ電話をもらったか伝えたうえで採用担当者につないでもらいましょう。
採用担当者につながったら、「授業に出ていたため」など理由を伝え、電話に出られなかったことをお詫びします。
不採用の場合に注意したいポイント
次に、不採用の電話がかかってきた場合におさえておきたいポイントを紹介します。
不採用でも感謝を伝える
たとえ不採用になったとしても、卒業後にどこで、どのような形でその会社と関わることになるかは分かりません。
そのため、不採用の場合も相手に失礼のないよう、丁寧に対応することが大切です。
面接を受けさせてもらえたことや、電話で連絡をくれたことに対して感謝の気持ちを伝えましょう。
最後に「また機会があれば」と伝える
感謝を伝えたあとは、最後に「また機会があればよろしくお願いします」と伝えると好印象を獲得できます。
相手に罪悪感を抱かせず、双方が気持ちよく終われるよう配慮することが大切です。
【シーン別】面接結果の電話に対応する際の具体例
ここからはシーン別に想定される会話と、受け答えの具体例を紹介します。
次の選考に進んだ場合
「はい、○○です」
～次の選考に進むことを伝えられる～
「ありがとうございます。ぜひ次の選考も参加させていただきたいと思います」
～日程や場所を伝えられる～
「かしこまりました。○月○日の○時に、○○（場所）ですね。ありがとうございます」
～質問や不明点がないか聞かれる～
「いえ、とくに質問はございません」
～当日、待っていることを伝えられる～
「よろしくお願いいたします。お忙しいなかご連絡いただきありがとうございました。失礼いたします」
内定を受ける場合
「はい、○○です」
～内定を伝えられる～
「ありがとうございます。ぜひ、御社に入社させていただきたいと考えております。少しでも早く御社に貢献できるよう、入社日までに必要な準備をしっかりと進めていきたいと思います。今後の流れや、やっておくべきことがあれば教えていただけますでしょうか？」
～今後の流れを伝えられる～
「ありがとうございます。承知いたしました。あらためまして、本日は内定のご連絡ありがとうございました。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。失礼いたします」
内定を辞退する場合
「はい、○○です」
～内定を伝えられる～
「内定をいただきありがとうございます。評価していただき、うれしく思っております。しかし、自分の適性をあらためて考えた結果、別の企業へのご縁を感じたため、入社を辞退させていただきたいと考えております。
選考のために貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、ご期待に添えず申し訳ございません。
また、本来であれば私から内定辞退のご連絡をすべきところ、ご報告が遅れてしまい併せてお詫び申し上げます」
不採用だった場合
「はい、○○です」
～不採用を伝えられる～
「お忙しいなかご連絡いただきありがとうございます。誠に残念ではございますが、この度は面接の機会をいただきありがとうございました。またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。失礼いたします」
面接結果が遅い場合、会社に問い合わせても問題ない？
面接結果の連絡がなかなかこない場合は、就活生側から問い合わせても問題はありません。
ただし、選考にはある程度時間がかかるため、おおよそ2週間程度は待ったほうがよいでしょう。あまり早くに問い合わせると、急かしているようにとられてしまう可能性があるので配慮が必要です。
面接結果が遅い場合に考えられる理由
面接結果が遅い場合は、次のような理由が考えられます。
応募者が多いため
応募者が多いと、選考や手続きに時間がかかり、面接結果の連絡が遅くなってしまう場合があります。規模の大きな企業や、就活生に人気の企業に多いでしょう。
社内事情により選考に時間がかかっている
大企業は選考のプロセスが複雑になりやすく、上長や役員の了承を取るために時間がかかっている可能性があります。また、中小企業では、採用担当者が複数の業務を兼任している場合が多く、選考になかなか時間を取れないケースも少なくありません。
このような社内事情によって、選考に時間がかかっている可能性も考えられるでしょう。
次点候補者になっている
企業の採用活動では、まず合格者に連絡をして、辞退された場合は次点候補者に声をかけるというフローをとる場合があります。
面接後になかなか連絡がこない場合は、次点候補者になっている可能性も考えられるでしょう。
面接結果を問い合わせるときのポイント
企業からの連絡が遅い場合は問い合わせても問題ありませんが、面接の合否を直接的に聞くことはマナー違反にあたります。また、たとえ面接結果を聞いたとしても、その場では回答を得られないケースが大半です。
面接結果の連絡が遅れている場合は、あくまで「いつごろ面接結果を教えてもらえるか」を問い合わせるようにしましょう。
まとめ
採用結果の電話には、結果にかかわらず感謝の気持ちを伝えることが大切です。また、次の選考や内定者研修の場所・時間といった重要事項を伝えられる場合もあるため、大切な情報は必ず復唱して確認するようにしましょう。
採用担当者からの電話にそつなく対応できれば、好印象を獲得できます。いつ電話がかかってきてもよいように、基本的なマナーをおさえておきましょう。
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